Politique de confidentialité de l'Europejski Instytut Biomedyczny (European Biomedical Institute Ltd.) et Konmex Limited

I. Données du Responsable du Traitement des Données Personnelles

Veuillez être informé que les Responsables de vos données personnelles sont Europejski Instytut Biomedyczny spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, dont le siège social est situé à Varsovie, 63a/6 rue Bartycka, (00-716) en Pologne (« European Biomedical Institute »), enregistré au registre national des entreprises sous le numéro KRS 0000938236 et utilisant le numéro d’identification fiscale (NIP) 5213950320, et Konmex Limited, dont le siège est situé à Chelsea House, Chelsea Street, Nottingham, Nottinghamshire NG7 7HP, Royaume-Uni de Grande-Bretagne et d’Irlande du Nord, ci-après dénommée « la Société ». Vous pouvez contacter la Société concernant la protection des données personnelles à l’adresse e-mail suivante : odo@eib.bio

II. Objectifs et bases du traitement des données personnelles

Afin de vous fournir des services et de pouvoir vous contacter pour répondre à vos questions ou vous envoyer des informations que vous pouvez demander dans le cadre de nos activités, la Société traite vos données personnelles à diverses fins, toujours en conformité avec la loi. Vous trouverez ci-dessous des objectifs spécifiques pour le traitement des données personnelles, ainsi que la base légale.

Afin de répondre à vos questions si vous nous contactez via le formulaire de contact disponible sur notre site web ou nous appelez aux numéros de téléphone indiqués sur le site, nous traitons les données personnelles suivantes :

Votre nom et prénom,
Votre adresse e-mail,
Le nom de l’entreprise pour laquelle vous nous avez contactés,
Votre numéro de téléphone.

La base légale pour ce traitement des données est l’art. 6.1.a du RGPD, qui nous permet de traiter vos données personnelles si vous y avez consenti.

2. Afin de vous envoyer une offre commerciale en réponse à votre demande ou à votre appel téléphonique, nous traitons les données personnelles suivantes :

- Votre nom et prénom,
- Votre adresse e-mail,
- Le nom de l’entreprise pour laquelle vous nous avez contactés,
- Votre numéro de téléphone.

La base légale pour ce traitement des données est l’art. 6.1.a du RGPD, qui nous permet de traiter vos données personnelles si vous y avez consenti.

3. Afin de vous fournir un devis pour un service et de réaliser ce service, nous traitons les données personnelles suivantes :

Votre nom et prénom,
Votre adresse e-mail,
Le nom de l’entreprise pour laquelle vous nous avez contactés,
Votre numéro de téléphone.

La base légale pour ce traitement des données est l’art. 6.1.b du RGPD, qui nous permet de traiter vos données personnelles si cela est nécessaire à l’exécution du contrat ou pour prendre des mesures en vue de la conclusion du contrat ; si vous décidez de nous fournir également votre prénom, nous considérons que vous avez donné votre consentement au traitement de votre prénom également, et dans ce cas, la base légale pour ce traitement est l’art. 6.1.a du RGPD qui nous permet de traiter les données personnelles sur la base du consentement volontaire ;

4. Afin de délivrer une facture et de remplir d’autres obligations découlant de la législation fiscale, telles que la conservation des documents comptables pendant 6 ans, nous traitons les données personnelles suivantes :

- Votre nom et prénom,
- Le nom de l’entreprise,
- Votre adresse de résidence ou de siège social,
- Numéro d’identification fiscale (NIP),
- Le numéro de votre commande.

La base légale pour ce traitement des données est l’art. 6.1.c du RGPD, qui nous permet de traiter vos données personnelles si cela est nécessaire pour que le Responsable du Traitement des Données remplisse ses obligations légales ;

5. Afin d’accepter votre documentation de recrutement (comme votre CV), nous traitons les données personnelles suivantes :

Votre nom et prénom,
Les noms et prénoms de vos parents,
Votre date de naissance,
Votre adresse,
Votre adresse de correspondance,
Votre niveau d’éducation et l’historique de vos précédents emplois.

La base légale pour ce traitement des données est l’art. 22¹ du Code du travail du 13 avril 2018 (Journal officiel de 2018, article 917, tel que modifié), qui nous permet de traiter exactement ce type de données personnelles (ci-après dénommé « Code du travail »).

6. Afin de conserver des demandes non réglées, nous traitons les données personnelles suivantes :

- Votre nom et prénom,
- Votre adresse e-mail,
- Le numéro de votre commande.

– car vous pouvez décider d’utiliser nos services après un certain temps à partir de la réception de notre devis. La base légale pour ce traitement des données est l’art. 6.1.f du RGPD, qui nous permet de traiter les données personnelles dans le cadre des intérêts légitimes poursuivis par le Responsable du Traitement des Données (dans ce cas, l’intérêt de la Société est de conclure un contrat dans un délai donné sans avoir à répéter l’évaluation) ;

7. Afin d’accepter la documentation de recrutement dans laquelle vous nous envoyez des données qui vont au-delà de la liste mentionnée au point 5 ci-dessus, nous traitons les données personnelles que vous choisissez de nous envoyer, par exemple :

- Votre image (si vous l’envoyez vous-même),
- Toute autre donnée personnelle dépassant la liste mentionnée à l’art. 22¹ du Code du travail.

La base légale pour ce traitement des données est l’art. 6.1.a du RGPD, qui nous permet de traiter vos données personnelles si vous nous avez donné votre consentement préalable et volontaire.

8. Afin d’établir des réclamations, de les faire valoir ou de nous défendre contre elles, nous traitons les données personnelles suivantes :

- Votre nom et prénom (si fournis) ou éventuellement le nom de l’entreprise,
- Votre adresse de résidence (si fournie),
- Numéro d’identification personnel (PESEL) ou numéro d’identification fiscale (NIP) (si fourni),
- Adresse e-mail,
- L’adresse IP,
- Le numéro de la commande.

La base légale pour ce traitement des données est l’art. 6.1.f du RGPD, qui nous permet de traiter vos données personnelles pour les besoins des intérêts légitimes poursuivis par le Responsable du Traitement des Données (dans ce cas, l’intérêt de la Société est de disposer des données personnelles permettant d’identifier les réclamations, de les faire valoir ou de se défendre contre elles, y compris celles des clients et des tiers) ;

9. À des fins archivistiques et probatoires, nous traitons les données personnelles suivantes :

- Votre prénom et nom (si fournis),
- Adresse e-mail,
- Numéro de la commande.

– afin que nous puissions stocker des informations pouvant servir à prouver des faits d’importance juridique. La base légale pour ce traitement de données est l’art. 6.1.f du RGPD, qui nous permet de traiter les données personnelles dans le cadre des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement des données personnelles (dans ce cas, l’intérêt de l’entreprise est de posséder des données personnelles permettant de prouver certains faits liés à la fourniture de services, par exemple lorsqu’une autorité étatique le demande);

10. À des fins analytiques telles que la recherche et l’analyse de l’activité sur le site web appartenant à l’entreprise, nous traitons des données personnelles telles que :

- La date et l’heure de la visite du site,
- Le type de votre système d’exploitation,
- Votre localisation approximative,
- Le type de navigateur web utilisé pour naviguer sur le site,
- Le temps passé sur le site,
- Les sous-pages que vous avez visitées,
- La sous-page où le formulaire de contact a été complété.

La base légale pour ce traitement de données est l’art. 6.1.f du RGPD, qui nous permet de traiter les données personnelles dans le cadre des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement des données personnelles (dans ce cas, l’intérêt de l’entreprise est de connaître l’activité des clients sur le site web);

11. Afin d’utiliser les cookies sur le site web, nous traitons des informations textuelles appropriées (les cookies sont abordés dans une section distincte ci-dessous). La base légale pour ce traitement est l’art. 6.1.a du RGPD, qui nous permet de traiter vos données personnelles si vous y avez donné votre consentement volontaire. (la première fois que vous entrez sur le site web, vous serez invité à donner votre permission pour l’utilisation des cookies);

12. Afin d’administrer notre site web, nous traitons des données personnelles telles que :

- Votre adresse IP,
- La date et l’heure du serveur,
- Les informations sur le navigateur web,
- Les informations sur le système d’exploitation

– ces données sont automatiquement enregistrées dans les soi-disant journaux du serveur chaque fois qu’un site web appartenant à l’entreprise est utilisé. Il ne serait pas possible d’administrer le site web sans utiliser le serveur et sans cette fonction d’enregistrement automatique. La base légale pour ce traitement de données est l’art. 6.1.f du RGPD, qui nous permet de traiter les données personnelles dans le cadre des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement des données personnelles (dans ce cas, l’intérêt de l’entreprise est d’administrer le site web);

III. Cookies

Le site web de cette entreprise, tout comme d’autres entités commerciales, utilise les fameux cookies, c’est-à-dire des informations textuelles courtes enregistrées sur un ordinateur, téléphone, tablette ou tout autre appareil utilisateur. Elles peuvent être lues par notre système, ainsi que par des systèmes appartenant à d’autres entités commerciales dont nous utilisons les services (comme Facebook, Google, etc.).
Les cookies remplissent plusieurs fonctions sur le site web ; la plupart sont utiles et nous allons essayer de les décrire ci-dessous (si l’information est insuffisante, veuillez nous contacter) :

assurer la sécurité – les cookies sont utilisés pour authentifier les utilisateurs et prévenir l’utilisation non autorisée du panneau client. Ils sont donc utilisés pour protéger les données personnelles de l’utilisateur contre tout accès non autorisé ;
impacter les processus et l’efficacité de l’utilisation du site web – les cookies sont utilisés pour garantir que le site fonctionne efficacement et que vous puissiez utiliser les fonctionnalités disponibles, ce qui est réalisé, entre autres, en mémorisant les paramètres de vos visites ultérieures sur le site. En conséquence, vous pouvez naviguer efficacement sur le site et ses sous-pages ;
état de la session – les cookies enregistrent souvent des informations sur la façon dont les visiteurs utilisent le site web, par exemple quelles sous-pages sont affichées le plus souvent. Ils permettent également d’identifier les erreurs affichées sur certaines sous-pages. Les cookies utilisés pour enregistrer l’état de la « session » aident à améliorer la qualité des services et à augmenter le confort de navigation ;
maintenir l’état de la session – si un client se connecte à son panneau, les cookies maintiennent la session. Cela signifie qu’après avoir changé de sous-page, vous n’avez pas à saisir à nouveau votre identifiant et mot de passe ; cela contribue au confort d’utilisation du site web ;
créer des statistiques – les cookies sont utilisés pour analyser comment les visiteurs utilisent le site web (combien d’entre eux entrent sur le site, combien de temps ils y restent, quel contenu suscite le plus d’intérêt, etc.). En conséquence, nous pouvons constamment améliorer le site et adapter son fonctionnement aux préférences des utilisateurs. Pour suivre l’activité et créer des statistiques, nous utilisons des outils de Google tels que Google Analytics ; en plus de signaler les statistiques d’utilisation du site web, le pixel Google Analytics peut également contribuer, avec certains des cookies décrits ci-dessus, à afficher un contenu plus pertinent à l’utilisateur dans les services Google (comme le moteur de recherche Google) et sur l’ensemble du web ;
utiliser des fonctions sociales – notre site web possède un pixel Facebook, qui permet de liker notre page Facebook tout en utilisant notre site web. Toutefois, pour que cela soit possible, nous devons utiliser des cookies fournis par Facebook.

Veuillez noter que de nombreux cookies sont anonymisés pour nous : nous ne pouvons pas vous identifier uniquement avec ces cookies, sans aucune information supplémentaire.
Votre navigateur Internet permet l’utilisation des cookies sur votre appareil par défaut et c’est pourquoi lors de votre première visite, nous demandons votre permission pour utiliser les cookies. Cependant, si vous ne souhaitez pas utiliser de cookies pendant la navigation sur le site, vous pouvez modifier les paramètres dans le navigateur web – vous pouvez complètement bloquer le support automatique des cookies ou demander une notification chaque fois que des cookies sont placés sur l’appareil. Les paramètres peuvent être modifiés à tout moment.
Tout en respectant l’indépendance de toutes les personnes utilisant notre site web, nous devons vous informer que désactiver ou limiter l’utilisation des cookies peut causer des difficultés assez sérieuses lors de l’utilisation du site, telles que la nécessité de se connecter à chaque sous-page, un temps de chargement plus lent du site, des restrictions sur l’utilisation de ses fonctionnalités, des limitations dans le fait de liker la page Facebook, etc.

IV. Le droit de retirer le consentement

1. Si le traitement des données personnelles est soumis à votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment – à votre seule discrétion.

2. Si vous souhaitez retirer votre consentement au traitement des données personnelles, vous pouvez facilement le faire :

en envoyant un email directement à l’entreprise à l’adresse odo@eib.bio ou
en remplissant le formulaire de contact pour la suppression ou la modification des données personnelles. Le formulaire est disponible sur la page de contact ou la page RGPD.

3. Si le traitement de vos données personnelles était basé sur votre consentement, son retrait ne signifie pas que le traitement des données personnelles jusqu’à ce point était illégal. En d’autres termes, nous avons le droit de traiter vos données personnelles jusqu’au retrait de votre consentement, et le retrait de ce consentement n’affecte pas la légalité du traitement en cours.

V. L’obligation de fournir des données personnelles

La fourniture de données personnelles est volontaire et dépend de votre décision. Toutefois, dans certains cas, la fourniture de certaines données personnelles est nécessaire pour répondre à vos attentes concernant l’utilisation du formulaire de contact et du formulaire de recrutement sur notre site web.
Pour répondre à vos questions posées via le formulaire de contact ou par téléphone, nous avons besoin de votre adresse email et / ou de votre numéro de téléphone, sinon nous ne pourrons pas vous envoyer d’informations ni répondre à vos questions.
Pour vous envoyer une facture pour nos services, nous avons besoin de toutes les données requises par la législation fiscale telles que votre nom ou la raison sociale de l’entreprise, l’adresse ou l’adresse enregistrée de l’entreprise, et le numéro d’identification fiscale. Sans cela, nous ne pourrons pas établir correctement les factures.
Pour vous envoyer notre devis, nous avons besoin que vous nous fournissiez votre adresse email ou votre numéro de téléphone – sans cela, nous ne pourrons pas vous envoyer le devis que vous avez demandé.

VI. Décisions automatisées et profilage

Nous vous informons que nous ne prenons pas de décisions automatisées, y compris des décisions basées sur le profilage.

VII. Destinataires des données personnelles

Comme la plupart des entreprises, nous utilisons l’aide d’autres entités dans nos opérations, ce qui implique souvent la nécessité de fournir des données personnelles. Par conséquent, si nécessaire, nous pouvons fournir vos données personnelles aux destinataires suivants : avocats qui nous fournissent des services, sociétés de paiement rapide, notre société comptable et d’hébergement, une entreprise responsable de l’envoi de SMS, et une compagnie d’assurance (si nécessaire pour réparer des dommages).
En plus de cela, nous pouvons être obligés de transférer vos données personnelles à d’autres entités, qu’elles soient publiques ou privées, si nous y sommes tenus par des dispositions légales ou des décisions des autorités compétentes. Il est donc difficile pour nous de prévoir qui pourra demander la divulgation de vos données personnelles.

3. Si le traitement de vos données personnelles était basé sur votre consentement, son retrait ne signifie pas que le traitement des données personnelles jusqu’à ce moment était illégal. En d’autres termes, nous avons le droit de traiter vos données personnelles jusqu’au retrait de votre consentement, et le retrait de ce consentement n’affecte pas la légalité du traitement en cours.

V. L’obligation de fournir des données personnelles

La fourniture de données personnelles est volontaire et dépend de votre décision. Cependant, dans certains cas, la fourniture de certaines données personnelles est nécessaire pour répondre à vos attentes concernant l’utilisation du formulaire de contact et du formulaire de recrutement sur notre site web.
Pour répondre à vos questions posées via le formulaire de contact ou par téléphone, nous avons besoin que vous fournissiez votre adresse e-mail et/ou votre numéro de téléphone, sinon nous ne pourrons pas vous envoyer d’informations ou répondre à vos questions.
Pour vous envoyer une facture pour nos services, nous avons besoin que vous fournissiez toutes les données requises par la législation fiscale telles que votre nom ou le nom de l’entreprise, l’adresse ou l’adresse enregistrée de l’entreprise, et le numéro d’identification fiscale. Sans cela, nous ne pourrons pas émettre correctement les factures.
Pour vous envoyer notre devis, nous avons besoin que vous fournissiez votre adresse e-mail ou votre numéro de téléphone. Sans cela, nous ne pourrons pas vous envoyer le devis que vous avez demandé.

VI. Prise de décisions automatisées et profilage

Nous vous informons aimablement que nous ne prenons pas de décisions automatisées, y compris des décisions basées sur le profilage.

VII. Destinataires des données personnelles

Comme la plupart des entrepreneurs, nous faisons appel à d’autres entités pour nous aider dans nos opérations, ce qui implique souvent la nécessité de fournir des données personnelles. Par conséquent, si nécessaire, nous pouvons fournir vos données personnelles aux destinataires suivants : avocats qui nous fournissent des services, sociétés de paiements rapides, notre société de comptabilité et d’hébergement, une société responsable de l’envoi de messages texte et une compagnie d’assurance (si nécessaire pour réparer des dommages).
En outre, nous pouvons être obligés de transférer vos données personnelles à d’autres entités, qu’elles soient publiques ou privées, si la loi ou les décisions des autorités compétentes nous y obligent. C’est pourquoi il est extrêmement difficile pour nous de prévoir qui pourrait demander la divulgation de données personnelles. Toutefois, nous vous assurons que chaque demande de divulgation de vos données personnelles est analysée très attentivement et minutieusement, afin d’éviter de transmettre des informations involontairement à des personnes non autorisées.

VIII. Transfert des données personnelles vers des pays tiers

Comme la plupart des entrepreneurs, nous utilisons divers services populaires et technologies offerts par des entités telles que Facebook, Microsoft ou Google. Ces entreprises sont basées en dehors de l’Union Européenne et sont donc considérées comme des pays tiers au regard des dispositions du RGPD.
Le RGPD impose certaines restrictions au transfert des données personnelles vers des pays tiers, car les règles européennes ne s’y appliquent pas, et par conséquent, la protection des données personnelles des citoyens de l’Union Européenne pourrait malheureusement être insuffisante. Par conséquent, chaque responsable du traitement des données personnelles doit établir une base légale pour ce transfert.
De notre côté, nous vous assurons que lorsque nous utilisons des services et des technologies, nous ne transférons des données personnelles qu’à des entités des États-Unis et uniquement à celles qui ont rejoint le programme Privacy Shield basé sur la décision de la Commission européenne du 12 juillet 2016. Plus d’informations à ce sujet sont disponibles sur le site de la Commission européenne : https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/data-transfers-outside-eu/eu-us-privacy-shield_fr. Les entités ayant rejoint le Privacy Shield garantissent qu’elles respecteront les normes élevées de protection des données personnelles en vigueur dans l’Union européenne et il est donc légal d’utiliser leurs services et technologies dans le cadre du traitement des données personnelles.
Nous vous fournirons des explications supplémentaires concernant le transfert des données personnelles à tout moment, en particulier lorsque cette question suscite votre inquiétude.
Vous avez le droit d’obtenir une copie de vos données personnelles transférées vers un pays tiers à tout moment.

IX. Période de traitement des données personnelles

Conformément à la législation en vigueur, nous ne traitons pas vos informations personnelles « indéfiniment », mais uniquement pour la durée nécessaire à la réalisation de l’objectif. Passé ce délai, vos données personnelles seront irrévocablement supprimées ou détruites.
Concernant les périodes de traitement des données personnelles, nous vous informons aimablement que nous traitons les données personnelles pour les périodes suivantes :

la durée du contrat – en ce qui concerne les données personnelles traitées pour conclure et exécuter un contrat ;
3 ans ou 10 ans + 1 an – en ce qui concerne les données personnelles traitées pour établir, faire valoir ou défendre des revendications (la durée de la période dépend de savoir si les deux parties sont des professionnels ou non) ;
6 mois – en ce qui concerne les données personnelles collectées lors de l’évaluation du service, si le contrat n’est pas conclu immédiatement ;
6 ans – en ce qui concerne les données personnelles liées à l’exécution des obligations en vertu de la législation fiscale ;
jusqu’à la fin du processus de recrutement pour un poste donné – dans le processus de recrutement ; également pour une période n’excédant pas 12 mois si vous avez accepté de participer à des processus de recrutement futurs ;
jusqu’à ce que le consentement soit retiré ou que l’objectif du traitement soit atteint, mais pas plus de 5 ans – en ce qui concerne les données personnelles traitées sur la base du consentement ;
jusqu’à ce qu’une objection efficace soit formulée ou que l’objectif du traitement soit atteint, mais pas plus de 5 ans – en ce qui concerne les données personnelles traitées sur la base des intérêts légitimes du responsable du traitement des données personnelles ou à des fins de marketing ;
jusqu’à l’obsolescence ou la perte d’utilité, mais pas plus de 3 ans – en ce qui concerne les données personnelles principalement traitées à des fins d’analyse, l’utilisation de cookies et l’administration du site web.

3. Afin de faciliter le processus de suppression ou de destruction des données personnelles, les années sont comptées à partir de la fin de l’année au cours de laquelle nous avons commencé à traiter les données personnelles. La gestion d’un délai distinct pour chaque événement entraînerait des difficultés organisationnelles et techniques importantes, ainsi qu’un coût financier considérable ; c’est pourquoi nous fixons une date unique pour la suppression ou la destruction des données personnelles. Cela nous permet de gérer tout le processus de manière plus efficace. Bien sûr, si vous exercez votre droit à l’oubli, nous examinerons votre cas de manière individuelle.

4. L’année supplémentaire pour le traitement des données personnelles collectées pour l’exécution d’un contrat vise à prendre en compte les cas où une personne pourrait revendiquer un droit juste avant la date limite de prescription, une demande est livrée avec un retard significatif ou quelqu’un calcule incorrectement la date limite de prescription pour une réclamation.

X. Droits des personnes concernées

1. Nous vous informons que vous avez le droit de :

accéder à vos données personnelles ;
corriger vos données personnelles ;
demander la suppression de vos données personnelles ;
restreindre le traitement de vos données personnelles ;
refuser le traitement de vos données personnelles ;
transférer vos données personnelles.

2. Nous respectons vos droits en vertu de la législation sur la protection des données personnelles et nous nous efforçons de faciliter leur mise en œuvre dans la mesure du possible.

3. Veuillez noter que ces droits ne sont pas absolus et, par conséquent, nous pouvons légalement refuser de répondre à vos demandes dans certains cas. Cependant, même si nous refusons votre demande, nous le faisons toujours après un examen minutieux et uniquement lorsque ce refus est nécessaire.

4. Concernant votre droit d’opposition, nous expliquons que vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement de vos données personnelles sur la base de l’intérêt légitime du responsable du traitement des données (qui sont énumérés au point III) en raison de votre situation particulière. Cependant, vous devez vous rappeler que, conformément à la loi, nous pouvons refuser de prendre en compte votre objection si nous démontrons que :

- il existe des raisons légitimes pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts, droits et libertés, ou
- il existe des motifs pour établir, poursuivre ou défendre des réclamations.

5. De plus, à tout moment, vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles à des fins de marketing. Dans ce cas, après avoir reçu l’objection, nous cesserons de traiter ces données à de telles fins.

6. Vous pouvez exercer vos droits en :

envoyant un e-mail directement à l’entreprise à l’adresse odo@eib.bio ou
complétant le formulaire de contact pour la suppression ou la modification des données personnelles. Ce formulaire est disponible sur la page de contact ou les sous-pages du RGPD.

XI. Le droit de déposer une plainte

Si vous estimez que vos données personnelles sont traitées de manière illégale, vous pouvez déposer une plainte auprès du Président de l’Office de la Protection des Données Personnelles.

XII. Dispositions finales

Les cas non couverts par cette Politique de Confidentialité sont régis par les dispositions relatives à la protection des données personnelles.
Vous serez informé de toute modification de cette Politique de Confidentialité en les publiant sur le site web de l’entreprise (www.konmex.com, lab.konmex.com).
Cette Politique de Confidentialité est en vigueur depuis le 25 mai 2018.